Elektronische Rechnungen

Mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 wurden die Anforderungen an die elektronische Rechnung deutlich reduziert. Ausführliche Informationen enthält das BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012.

 

Die wichtigsten Punkte in Kürze:

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Es genügt hierfür eine schlichte E-Mail, ggf. mit Dateianhang. Gebräuchlich und einfach in der Handhabung ist die Übermittlung der Rechnung als PDF-Datei im Anhang. Der Leistungsempfänger muss allerdings der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei diese Zustimmung auch formlos erteilt werden kann.

Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, die formalen Anforderungen gelten für beide einheitlich. Dazu gehören alle inhaltlichen Anforderungen der bisherigen Papierrechnung ebenso wie auch die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Außerdem müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein, ein bestimmtes Verfahren ist hierfür allerdings nicht zwingend vorgeschrieben. Jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen sogenannten Prüfpfad zwischen der abgerechneten Leistung, der Rechnung und der Zahlungsverpflichtung herstellt, gilt als ausreichend. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren sind nicht mehr notwendig.

Die elektronische Rechnung kann ausgedruckt und dieser Ausdruck als Buchungs- oder Kontrollbeleg genutzt werden. Davon unberührt ist die Pflicht zur elektronischen Archivierung für 10 Jahre. Hierfür genügt z.B. ein separates E-Mail-Postfach, das regelmäßig gesichert wird.

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