Aufbewahrungspflichten für digitale Belege

Unter die grundsätzlichen Aufbewahrungspflichten fallen sowohl Unterlagen in Papierform als auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden. Unterlagen in elektronischer Form darf die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung mittel Datenzugriff prüfen.

Die Finanzverwaltung hat erneut darauf hingewiesen, dass eingehende elektronische Unterlagen wie z.B. Rechnungen in dem Format unverändert aufzubewahren sind, in dem sie empfangen wurden (häufig im PDF-Format). Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte elektronische Dokumente.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, die insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherstellt. Nach dem Scannen dürfen Papierdokumente zwar grundsätzlich vernichtet werden, die Finanzverwaltung weist aber ausdrücklich darauf hin, dass eine Aufbewahrung des Papierdokuments zu Beweiszwecken sinnvoll sein kann.

Bei bedeutsamen Geschäftsvorfällen, insbesondere bei Verträgen empfehlen wir daher genau zu prüfen, ob das Papierdokument nach dem Scannen endgültig vernichtet werden sollte.